Durchblick und Durchbruch dank Process Mining

Die digitale Transformation verhilft Unternehmen zu innovativen Geschäftsmodellen und steigert ihre Wettbewerbsfähigkeit. Dazu bedarf es jedoch optimierter Prozesse. Hier setzen Process-Mining-Tools an, die inzwischen von verschiedenen Anbietern auf dem Markt erhältlich sind. Was es beim Einsatz dieser vielversprechenden Technologie zu beachten gilt.

Der Bundesrat hat im Jahr 2020 die Strategie «Digitale Schweiz» verabschiedet. Dies vor dem Hintergrund, dass die digitale Transformation im Land weniger weit vorangeschritten war als erhofft. Im Rahmen einer Statista-Umfrage  gaben denn auch mehr als die Hälfte der Unternehmen an, damit «noch nicht sehr weit» zu sein.

Digitale Transformation bedeutet die Integration digitaler Technologien und Lösungen in alle Bereiche eines Unternehmens.  Veranschaulichen lässt sich dies anhand eines Modells mit fünf aufeinander aufbauenden Stufen. Es geht auf Venat Venkatraman, Professor für Management an der Boston University, zurück. Stufe 1 umfasst die «Fokussierte Optimierung», was konkret heisst, dass IT-Lösungen auf eingegrenzten Gebieten – zum Beispiel im Lager, in der Materialwirtschaft oder in der Buchhaltung – umgesetzt sind. Stufe 2, «Interne Integration» genannt, bezeichnet die Verbindung dieser einzelnen digitalisierten Bereiche, was zu mehr Transparenz und teilweise auch zu Automatisierungsmöglichkeiten führt. Typisches Beispiel für ebendiese Stufe ist der Einsatz eines ERP-Systems.

Die eigentliche digitale Transformation beginnt erst ab Stufe 3. Sie steht für die systematische Optimierung und Neugestaltung von Geschäftsprozessen. Ein Stichwort in diesem Zusammenhang ist das «Vendor Managed Inventory». So erhält etwa der Lieferant eines Unternehmens Zugang zu Inventardaten und kann somit selbst für Nachschub sorgen. Stufe 4 beinhaltet die Neugestaltung des Ökosystems. Gemeint damit ist eine Veränderung der Aufgabenteilung zwischen dem Unternehmen und externen Partnern. Mit Stufe 5 folgt die Neugestaltung des Angebots, was einer Geschäftsmodellinnovation gleichkommt. Hierbei geht es darum, komplette neue Leistungen anzubieten, beispielsweise intelligente Produkte mit integrierten Sensoren.

Process Mining für die Optimierung von Prozessen nutzen

Die erfolgreiche Gestaltung der digitalen Transformation setzt eine breite Datenbasis im Unternehmen sowie optimierte Prozesse voraus. Als effektives Werkzeug hat sich das Process Mining erwiesen. Mit optimierten Prozessen, Process Mining und der Nutzung von Business Software beschäftigen sich Wolfgang Groher, Leiter des MAS in Business Process Engineering, und Stefan Stöckler, Leiter des MAS in Business Information Management. Beide sind am Institut für Informations- und Prozessmanagement IPM an der OST – Ostschweizer Fachhochschule tätig. 

«Process Mining ist eine eher junge Technologie», sagt Wolfgang Groher. «Sie ermöglicht es, Prozesse im Unternehmen anhand realer Daten zu visualisieren und den IST-Zustand direkt mit dem SOLL-Zustand zu vergleichen.» Basis dafür seien sogenannte Log-Daten – zum Beispiel aus ERP-Systemen oder Workflow-Management-Systemen. Bei diesen Log-Daten handelt es sich um Zeitstempel, die darüber Auskunft geben, wann ein Kundenauftrag bestätigt, freigegeben und versendet wurde.

Teilschritte zur Analyse von Prozessen

Inzwischen gibt es viele Anbieter am Markt, die die Technologie des Process Mining unterstützen. Darunter Aris, Celonis, Disco by Fluxicon oder SAP Signavio. Doch welches sind die typischen Schritte, die ein Unternehmen durchlaufen muss, um Prozesse mithilfe eines entsprechenden Tools zu analysieren? Zuerst gelte es, den Untersuchungsbereich festzulegen, sagt Wolfgang Groher. «Eine Variante ist, den gesamten Prozess der Auftragsentwicklung – von der Kundenbestellung bis zur Auslieferung – anzuschauen.» Aber ebenso sei es möglich, sich nur auf einen Teil – zum Beispiel die Produktion – zu konzentrieren. In einem zweiten Schritt gehe es darum, Datenquellen zu eruieren. Der dritte Schritt bestehe darin, die Daten aufzubereiten und mittels Inputfile ins Process-Mining-Tool einzulesen. In einem vierten Schritt könnten die Prozesse dann grafisch dargestellt und somit analysiert werden, so Groher.

Viel Vorarbeit notwendig

«Die Analyse von Prozessen mithilfe von Process Mining bedeutet viel Vorarbeit», sagt Stefan Stöckler. So müsse ein Unternehmen eine Reihe an Voraussetzungen und Rahmenbedingungen beachten. Etwa zum Datenschutz. «Nur anonymisierte Daten, die keine Rückschlüsse auf Personen zulassen, dürfen verwendet werden. Andernfalls ist eine Zustimmung von Personalvertretungen, Gewerkschaften bzw. der Einzelperson notwendig.» Je nach Land könnten die Regeln hierzu variieren. Auch ist es laut Stöckler zentral, sich die Frage stellen, ob das eigene System die prozessrelevanten Daten überhaupt liefern kann. «Prozesse müssen eindeutig und durchgängig identifiziert und einzelne Vorgänge eindeutig zugeordnet werden können», sagt er. Ausserdem bedürfe es einer eindeutigen Zuordnung jedes einzelnen Vorgangs.

Mögliche Datenquellen sind beispielsweise das firmeninterne ERP-System. Dort sind Kundenaufträge, Lieferscheine, Warenausgänge, Rechnungen sowie weitere Belege erfasst, die als Daten hinzugezogen werden können. «Etwas komplizierter wird es dann, wenn sich die Prozesse auf mehrere Systeme verteilen», sagt Stefan Stöckler. In einem solchen Fall sei es wichtig, die entsprechenden Positionen mit IDs zu versehen und zusammenzuführen. Dies bedinge auch, dass die Uhren in den jeweiligen Systemen übereinstimmten, sodass die Zeitstempel richtig sortiert werden können.

Abhängig von Branche, Organisationsform und Wettbewerbsumfeld

Process Mining lohnt sich vor allem für Unternehmen, die eine Mindestzahl an ca. 15 000 Cases pro Jahr bearbeiten. Unter einem Case ist ein Teilprozess wie beispielsweise ein Einkaufsprozess mit Bestellanforderung, Bestellung, Wareneingang, Rechnung zu verstehen. Der Einsatz eines Process-Mining-Tools ist zudem für jene sinnvoll, die in Branchen mit grossem Wettbewerbsdruck tätig sind, viele Transaktionen wie beispielsweise Distributoren haben und einen hohen Grad an Arbeitsteilung aufweisen. Grundsätzlich besteht aber nicht nur für Grossunternehmen, sondern auch für KMU ein gewisser Handlungsdruck. Denn wenn sie ihr Prozesse nicht aktiv weiterentwickeln, laufen sie Gefahr, von grossen Wettbewerbern mit effizienten Prozessen und digitalisierten Geschäftsmodellen verdrängt zu werden.

Dieser Beitrag basiert auf einem Webinar aus der Reihe «Klüger am Abend» der Weiterbildung OST.