Die Künstliche Intelligenz (KI) beeinflusst den Bewerbungsprozess in allen Bereichen. Bewerbende nutzen KI-Instrumente, um ihre Bewerbungen zu optimieren. Personalabteilungen automatisieren ihre Rekrutierungsprozesse zunehmend mit KI. An der OST – Ostschweizer Fachhochschule lernen Teilnehmende des CAS Innovatives HR-Management, mit KI im Personalwesen umzugehen.
Das Motivationsschreiben – es ist eine Strapaze für jede Person, die länger auf Jobsuche ist. Satz für Satz quält man sich, bis am Ende ein Text steht, der oft aufgesetzt und unpersönlich wirkt. Ein Unternehmen in ein paar Zeilen von sich zu überzeugen, ist eine Herausforderung. Seit OpenAI letztes Jahr das Textgenerator-Tool ChatGPT lancierte, scheint plötzlich alles viel einfacher. Man fügt die Stellenbeschreibung und den Lebenslauf ein, füttert ChatGPT mit ein paar Fakten über das Unternehmen und voilà: das perfekte Motivationsschreiben bereit für den Versand in nur wenigen Minuten. Doch ist es in der Realität so simpel?
Bewerbungsprozess wird einfacher und schneller
«Ja», antwortet Lisa Marie Giermindl, Kursleiterin des CAS Innovatives HR-Management an der OST. ChatGPT schreibe schon heute überzeugende Motivationsschreiben, die versandfertig seien. Sie rät den Bewerbenden jedoch, diese höchstens als Vorlage zu nutzen und anzupassen. Anschreiben von ChatGPT fehle die Persönlichkeit. Diese ohne Anpassungen zu verschicken, kann auch schief gehen. «Bei der Bewerbung für einen Studiengang einer Business School waren ungefähr 20 von 100 Motivationsschreiben fast identisch. Die Leitung wurde skeptisch, da diese Motivationsschreiben einen Aspekt des Studiums betonten, der wenig relevant war», erzählt Giermindl. Fakten in flüssig formulierten Sätzen wiederzugeben, ist eine Stärke von ChatGPT, Emotionen und Motivation authentisch wirken zu lassen dahingegen nicht. Die neuen Versionen von ChatGPT werden allerdings immer besser. Manche prognostizieren deshalb das Ende der schriftlichen Bewerbung. «Als Personalvermittlerin oder Personalvermittler kann man sich zukünftig nicht mehr vom Bewerbungsschreiben leiten lassen», erklärt die Professorin für Leadership und HR. «Der Lebenslauf wird weiterhin eine wichtige Rolle spielen, doch manche Unternehmen verzichten bereits heute auf ein Motivationsschreiben.»
«In Zeiten des Fachkräftemangels können es sich Unternehmen nicht erlauben, Bewerbende durch einen komplizierten und aufwendigen Prozess zu verlieren.»
Prof. Dr. Lisa Marie Giermindl
Kursleiterin CAS Innovatives HR-Management an der OST – Ostschweizer Fachhochschule
Wenn Bewerbende Fragen zur Stelle, zum Unternehmen oder zum Stand ihres Bewerbungsprozesses haben, stehen ihnen «Recruiting Chatbots» rund um die Uhr zur Verfügung. Chatbots sind digitale Dialogsysteme, die den Bewerbenden schriftlich Fragen beantworten können. Sie vereinfachen den Bewerbungsprozess und tragen zur Transparenz und Zufriedenheit der Bewerbenden bei. Aus diesem Grund zählen sie zu den am häufigsten genutzten KI-Applikationen von Unternehmen.
Dank KI können Interessierte ihre Bewerbung heute sogar von unterwegs vom Mobile oder Tablet einreichen. Das Eintippen von Lebenslauf-Daten in lange Bewerbungsformulare schreckt viele Bewerbende ab. «In Zeiten des Fachkräftemangels können es sich Unternehmen nicht erlauben, Bewerbende durch einen komplizierten und aufwendigen Prozess zu verlieren», zeigt Giermindl auf. Deshalb müssen Interessierte ihren Lebenslauf und ihre Unterlagen bei vielen Unternehmen nur noch in eine Bewerbermaske hochladen.
Entlastung der Personalabteilung durch KI
Hochentwickelte «Parsing-Technologien» analysieren und speichern die Daten aus den Lebensläufen. Für das Textverstehen nutzen sie KI. Sie übertragen die Informationen automatisch in ein Bewerbungsmanagement-System. Kandidierendenprofile werden erstellt und zum Teil bereits nach den Auswahlkriterien der Stelle bewertet und gefiltert. Dieses «CV-Parsing» spart der Personalabteilung viel Zeit und Geld. «Auf attraktive Stellen erhält ein grösseres Unternehmen sehr viele Bewerbungen. Für Personalverantwortliche ist es fast unmöglich, alle durchzugehen. KI kann eine grosse Entlastung sein», erklärt Giermindl. Ein Rating der Kandidierenden findet die HR-Expertin mit langjähriger Recruiting-Erfahrung für die Vorauswahl sehr hilfreich. Trotzdem sei es wichtig, dass die Personalverantwortlichen alle Profile sichten können. «Es ist problematisch, wenn Bewerbungen komplett aussortiert werden durch KI. Mit Stichproben kann überprüft werden, dass die Profile richtig eingestuft wurden. Bei Fehlern oder Diskriminierung muss der Algorithmus angepasst werden.» Unternehmen entdecken immer wieder solche Diskriminierungen durch Algorithmen, wie ein prominentes Beispiel von Amazon im Jahr 2018 zeigt. Der Algorithmus von Amazon basierte auf einer Datenbasis der erfolgreichen Einstellung der vergangenen Jahre. KI präferierte daher weisse männliche Bewerber und sortierte weibliche Bewerberinnen gänzlich aus.
Menschliche Komponente ist und bleibt wichtig
Das Recruiting ist ein Bereich des HR, wo die meisten KI-Tools eingesetzt werden und wo die Akzeptanz dafür sehr hoch ist. «Im Rahmen von Abschlussarbeiten haben wir Studien durchgeführt, die gezeigt haben, dass die Offenheit gegenüber dem Einsatz von KI bei Personalvermittlerinnen und Personalvermittlern vor allem zu Beginn des Rekrutierungsprozesses gross ist», zeigt Giermindl auf. Dies beginnt schon bei der Optimierung der Stellenanzeige. Das Unternehmen Siemens wollte beispielsweise mehr Bewerbungen von weiblichen Bewerberinnen. Mit einer KI-Lösung haben sie ihre Anzeigen analysiert. Begriffe, die eher mit männlichen Attributen verbunden werden, konnten daraufhin durch neutrale Begriffe ersetzt werden. Dadurch konnten sie die Anzahl weiblicher Kandidatinnen erheblich steigern.
«Sobald der Bewerbungsprozess fortgeschritten ist und Bewerbungsgespräche geführt werden, gilt die Meinung, dass das keine KI übernehmen kann. Dazu fehlt ihr die emotionale Intelligenz.»
Prof. Dr. Lisa Marie Giermindl
Kursleiterin CAS Innovatives HR-Management an der OST – Ostschweizer Fachhochschule
Der Rekrutierungsprozess könne jedoch nur bis zu einem gewissen Grad durch KI automatisiert werden. «Für die Zufriedenheit der Kandidierenden ist die menschliche Komponente im Bewerbungsprozess heute immer noch unerlässlich», betont Giermindl. «Sobald der Prozess fortgeschritten ist und Bewerbungsgespräche geführt werden, gilt die Meinung, dass das keine KI übernehmen kann. Dazu fehlt ihr die emotionale Intelligenz.» Das ist wahrscheinlich der Grund, weshalb sich im Personalwesen noch keine Stimm- oder Videoanalyse-Tools durchgesetzt haben. Diese analysieren und bewerten mit Deep Learning die Sprache, Stimme, Gestik und Mimik von Bewerbungsvideos. Viele Unternehmen beginnen jedoch mit diesen Technologien zu experimentieren und einzelne wenden sie bereits in der Praxis an. Der Konsumgüterkonzern Unilever setzt solche KI-Lösungen beispielsweise in standardisierten Videointerviews ein.
In die Zukunft der KI-Tools schauen
«Bevor Unternehmen neue Technologien im Bewerbungsprozess einsetzen, sollten sie eine Abwägung der Chancen und Risiken vornehmen», rät Giermindl. Im CAS Innovatives HR-Management wird diese Abwägung an konkreten Praxisbeispielen diskutiert. «Wir schauen uns die konkreten Auswirkungen von KI auf die Personalführung und das Personalmanagement sowie auf den ganzen Mitarbeitenden-Zyklus an.» KI-Expertinnen und Experten bieten den Teilnehmenden einen vertieften Einblick in die KI-Tools und bringen ihnen die Algorithmen näher. Der CAS ist zukunftsorientiert auf die neuesten Instrumente im HR fokussiert. «Wir analysieren bei jedem Thema, was im HR heute gemacht wird und wie sich diese Prozesse in 10 Jahren verändern könnten. Wir möchten den HR-Expertinnen und Experten Tools an die Hand geben, um mit dem Wandel im HR mitzugehen.»
CAS Innovatives HR-Management
Digitalisierung, demografischer Wandel, Fachkräftemangel – das sind Beispiele der relevanten Rahmenbedingungen, mit denen das HR aktuell konfrontiert ist. Der CAS Innovatives HR-Management gibt Fachleuten Konzepte, Methoden und Tools an die Hand und befähigt sie, Personalressourcen strategisch zu planen und zu gestalten.